Chương trình sự kiện đã dần trở thành một hoạt động không thể thiếu với nhiều tổ chức, doanh nghiệp trong những năm gần đây. Hoạt động sự kiện không chỉ đơn thuần là dịp để gặp gỡ, kết nối và giao lưu mà đã dần trở thành một công cụ hữu ích để doanh nghiệp thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp của bản thân đến nhóm đối tượng mục tiêu. Trong đó, yếu tố bảo vệ an ninh sự kiện là một trong những điểm mấu chốt đảm bảo công tác tổ chức diễn ra an toàn, tốt đẹp và mượt mà nhất. Như vậy, để đảm bảo sự kiện có thể diễn ra một cách trơn tru nhất, doanh nghiệp cần phải chú ý sắp xếp đội ngũ an ninh hợp lý để đảm nhiệm trọng trách bảo vệ an toàn cho khách mời tham gia. Sau đây sẽ là ba điểm đội bảo vệ sự kiện cần lưu ý xuyên suốt quá trình thực hiện nghiệp vụ an ninh tại sự kiện.

Vai trò của đội bảo vệ an ninh trong sự kiện

Khi tổ chức một sự kiện, điều quan trọng nhất của doanh nghiệp chính là sự tham gia và trải nghiệm của khách mời. Qúy khách mời của doanh nghiệp cần được chăm sóc và phục vụ từ khi bước vào chương trình cho đến lúc kết thúc sự kiện. Sự tồn tại của đội an ninh trong chương trình sự kiện chính là bảo vệ sự an toàn về sức khỏe, tài sản của khách mời cũng như đảm bảo các công tác an toàn về kiểm soát, đảm bảo trật tự an ninh và phương án PCCC trong khu vực diễn ra chương trình.

Những điểm cần lưu ý khi bảo vệ an ninh sự kiện

Yếu tố thời tiết

Thời tiết là yếu tố “sống còn” với những sự kiện được tổ chức ngoài trời. Thời tiết không chỉ ảnh hưởng đến số lượng người tham dự mà còn dễ gây ra những cản trở về mặt thiết bị, kĩ thuật được lắp đặt để phục vụ cho chương trình. Với những sự kiện có chương trình đặc thù ngoài trời, đội an ninh cần được trang bị kĩ lưỡng quy trình di dời khách mời và thiết bị khi có hiện tượng thời tiết xấu xảy ra.

Với AVC SECURITY, việc phán đoán tình hình thời tiết trước ngày diễn ra sự kiện và lên kế hoạch ứng phó dựa theo tình hình là điều cần thiết và quan trọng. Khi đã khoanh vùng trước được những rủi ro thời tiết có thể xảy ra, tùy theo tình hình, bối cảnh và thời gian diễn ra sự kiện, Đội an ninh bảo vệ sẽ có những phương án kịp thời để ứng phó nhanh với việc thay đổi thời tiết, hạn chế ảnh hưởng tiêu cực đến chương trình. Ngoài ra, việc chia nhỏ thành các đội phụ trách các hạng mục riêng biệt (khách mời VIP, người tham dự, khu vực sân khấu, thiết bị quan trọng,... được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên) cũng là một phương án nhanh để có thể nhanh chóng ứng phó với sự chuyển biến bất chợt của thời tiết làm ảnh hưởng đến khách mời và tài sản của Ban Tổ chức.

Sự trà trộn của thành phần bất hữu

Công tác kiểm soát và quản lý khách mời, người tham dự là quy trình quan trọng nhất với đội bảo vệ sự kiện. Việc có người không thuộc danh sách tham dự hay các thành phần bất hữu cố tình trà trộn, gây rối trong sự kiện sẽ gây nguy hiểm đến công tác thực hiện chương trình, nghiêm trọng hơn có thể ảnh hưởng đến tài sản, sức khỏe và tính mạng của khách mời tham dự. Việc không kiểm soát chặt chẽ khách mời là lỗ hỏng lớn nhất của một đội an ninh, là một lỗi sai khó chấp nhận được trong kế hoạch tổ chức sự kiện.

Dù rằng đây là một vấn đề nghiêm trọng những doanh nghiệp có thể hoàn toàn loại bỏ được mối nguy này trong những bước đầu tiên của việc xây dựng chương trình sự kiện. Lời khuyên hữu dụng nhất chính là doanh nghiệp hãy thuê một công ty có nghiệp vụ trong công tác bảo vệ an ninh sự kiện. Việc có một bên thứ ba đảm nhận công tác an toàn an ninh không chỉ giảm thiểu mực độ công việc cho doanh nghiệp mà còn đảm bảo được quy trình bảo vệ sự kiện được diễn ra chuyên nghiệp. Doanh nghiệp cần lưu ý cho việc “chọn mặt gửi vàng” để tìm kiếm được đơn vị bảo vệ có kinh nghiệm lâu năm và có nghiệp vụ vững chắc đảm nhận được trách nhiệm quan trọng này.

Phương án PCCC và y tế

Việc trang bị các thiết bị PCCC và y tế theo đúng quy định tại nơi diễn ra sự kiện là việc bắt buộc các doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt. Tùy vào quy mô tổ chức và số lượng người tham dự, doanh nghiệp cần có những sắp xếp phù hợp để tránh những tình huống không may xảy ra.

Các thiết bị PCCC cần được trang bị ở hầu hết mọi nơi trong khu vực diễn ra sự kiện và nên đặt ở nơi dễ thấy, dễ tìm đến và không bị những vật dụng khác che khuất. Với những chương trình quy mô lớn, doanh nghiệp cần phải liên hệ với Cơ quan chức năng để có những phương án PCCC tuần thủ đúng với pháp luật và quy định được đề ra. Đây là hành động không chỉ bảo vệ người tham dự mà còn là thể hiện được sự chuyên nghiệp, chỉnh chu và trách nhiệm của doanh nghiệp với khách mời của mình.

Tùy vào quy mô và thời gian diễn ra sự kiện, Ban Tổ chức có thể sắp xếp khu vực y tế phù hợp với chương trình. Ban Tổ chức có thể sắp xếp một khu vực trực y tế khẩn cấp riêng biệt để kịp thời ứng phó nhanh với những tình huống phát sinh.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực bảo vệ an ninh, Công ty TNHH Dịch vụ Bảo vệ AN VIỆT CƯỜNG hiểu rõ được tâm ý được đặt vào mỗi chương trình sự kiện mà doanh nghiệp tổ chức. Với phương châm "Tinh thông trong công việc - Lịch thiệp trong giao tiếp", AVC SECURITY luôn cung cấp cho khách hàng những giải pháp an ninh chất lượng, chuyên nghiệp với đội ngũ nhân viên có chuyên môn cao, luôn tận tâm và nhiệt tình với nhiệm vụ được giao.

Để biết thêm thông tin chi tiết về các phương án anh ninh dành riêng cho chương trình sự kiện, hãy liên hệ với chúng tôi qua số hotline 090.280.5090